よーた
めちゃめちゃ久しぶりの更新となってしまいましたがこれには色々と理由がありましてですね・・・
まぁそれは追って話していくとしましょう。
以前にも書きましたが、僕は育児の為に会社の定時を繰り上げて勤務しています。
妻の通院や子供の迎えなどの理由で残業が出来ないため、いかに仕事を効率化して業務時間内に終わらせるかが大切なのです。
今日は残業体質なうちの会社でどうやって僕が業務を定時で終わらせて帰っているのかをお教えしたいと思います。
仕事の効率化の為の３つの秘密
業務の簡略化
僕の会社では今まで、主にエクセルを使った事務作業は引継書なるもので特にやり方などを見直すことなく代々担当者に引き継がれてきました。
しかしやっているうちにこれもっと早く終わらせる方法があるんじゃないかと思ったので、
ネットやパソコンに詳しい友人に手助けしてもらうなどしながら時間短縮の為に行動したんですね。
結果的にはマクロなどを駆使することで数時間かかっていた仕事がなんと1時間以内には終わるようになりました。
なぜもっと早く気付かなかったのか・・・
けどこれって機能自体を知らなかったらどうしようもないんですよね実際。
僕もマクロの存在すら４年近く働いてきたのに知らなかったですし、
まさかボタン一つで数十分かかってた作業が勝手に終わるなんて魔法かと思いましたからね笑
会社って無駄にマナー研修とか人間力研修とかやりますけど、
本当に必要なのは業務スキルをあげる研修でしょ！って強く思います。
何が言いたいかというと、当たり前だと思っていた業務でも
ちょっと見直してみれば時間が一気に短縮できるかもしれないってことです。
是非これを機会に今自分が毎日手間暇かけてやっている仕事を見直してみてください。
僕の場合準備に数十時間かかりましたが、準備の時間分程度は二ヶ月ほどで余裕で効率化できました。
業務の優先順位の徹底
仕事してると同時に何個もやらなきゃいけないことありますよね当たり前ですが。
そんな時に目についたものから取り組んで今日の分が全部終わったところで帰るって人結構多いんですよ僕が見てると。
他にもめんどくさくて嫌な仕事は午前中のうちにやっちゃった方がいいよとかいう人とかね。
僕からしたらそんなの大馬鹿野郎以外の何物でもありませんけどね。
だってその仕事の中には別に今日やらなくていいものもあるでしょ？全て緊急性の高い仕事の訳がないですからね。
だから僕は業務の優先順位付けを徹底しました。
具体的に何をしたかというと、
やらなきゃいけない事ができた時点で付箋に書くんですね。
でそれを、
- 重要度が高くて優先度も高い仕事
- 重要度は低いけど優先度は高い仕事
- 重要度は高いけど優先度は低い仕事
- 重要度も優先度も低い仕事
この４カテゴリをボードを利用し４か所に分けて貼りました。
更には今日やらなくてはいけないか、明日以降でいいかも位置で分けてます。
そうすると自ずとどの業務からやればいいか見えるので、1番から数字順に取り組んで、優先度の低いものは基本暇な時にやります。
そして今日やらなければいけない仕事が終わってさえいれば帰れるってわけです。
ね、簡単でしょ？
常に時間の逆算を行いながら仕事をする
定時に帰りたければ、これを意識するのとしないのとではめちゃめちゃ大きな違いが出てきます。
例えばあなたが友人と13:00に渋谷で待ち合わせをすることになっていたとしますよね。
その場合もし午前中にやらなくてはいけない事があった場合、
何時までにこれを終わらせて最悪この時間の電車に乗れば13:00に間に合うな！
って時間の逆算をして計画を立てていると思います。
それと全く同じことを日々の仕事でも行うだけです。
これが本当に日本人の意識にはないんですよ。
朝の始業時間に間に合わせるための意識は誰よりも高いのに。
だってこの間の雪がヤバかった日もみんな何とか間に合うようにって出社しますからね笑
その気合を終業時間の方でも見せてください！雪の日にも出社するあなたならできます！
いや、馬鹿にしている訳じゃなくて本当にそれだけ意識がある人なら絶対できます。
僕の場合は終業時刻の更に２時間前くらいを終了時間と設定して仕事の逆算をしています。
やっぱり仕事していると必ず突発的な業務って来ますからね。それに対しての備えです。
もし、突発的なことがなかったら２時間余るので上で書いた優先度が低いものを定時までやっていますね。
まとめ
どうでしたか？
やっぱり人生一度きりなので、仕事もプライベートも充実させて生きていきたいですよね。
平日朝早くから夜遅くまで仕事をして帰宅しても寝るだけになってしまうと本当に生きる気力も減ってきてしまいます。
そんな事にならないためにも是非意識して効率化を目指してみてください。
周りが残業してるから残らなきゃいけないなんて考えは本当に無駄でしかありません。
あなたはあなたの人生をより良いものにさせてください。
